Summary: NeoDrive is designed to provide businesses with private, multi-tenant operational management. Your operational records and uploaded documents are strictly partitioned to your business account. We do not use your information for advertising.
1. Overview and Scope
This Privacy Policy governs the collection, processing, and protection of data within the NeoDrive web platform, accessible via our web application and associated operational APIs (collectively, the “Platform”). NeoDrive provides an operational management platform powered by a dynamic Records Engine and conversational AI agents.
This policy specifically covers the core web application, cloud database storage, document ingestion, and backend AI processing. If you use the NeoDrive Chrome/Edge extension for browser form autofill, please consult the dedicated NeoDrive AI Form Autofill Privacy Policy.
2. Information We Process
We process the following categories of information to provide the Platform:
A. Account and Authentication Data
When you register or authenticate with NeoDrive, we collect identifiers including your username, email address, password hashes, and unique tenant UUID. Active browser sessions use encrypted session tokens (such as neodrive_session) to securely authenticate WebSocket connections and API requests.
B. Operational Records and Custom Schemas
Through our dynamic Records Engine, you define custom business record types (e.g., invoices, customer orders, inventory items, vendor profiles, project logs, operational checklists) and save individual records. These records include your structured field values, formula calculations, relational links, and timestamps. All records are stored with ownership metadata strictly isolated to your account.
C. Uploaded Documents, Media, and Voice Notes
When you upload files (such as spreadsheets, CSV files, PDF invoices, and photos) or submit mobile voice memos, NeoDrive processes these files to extract operational information. Audio memos are transcribed to text, and original assets are securely archived in your account's private file library.
D. AI Agent Conversations and Workspaces
When you interact with NeoDrive conversational agents (including the primary operations assistant, query specialist, charts generator, and prompt editor), we maintain your conversation prompts, agent replies, generated chart recipes, and draft records so you can resume work seamlessly across sessions.
3. How Information Is Used
We use your data solely for core operational services:
- Delivering the Records Platform: Validating custom fields, executing formulas, managing child-parent relationships, and broadcasting real-time updates across your sessions.
- Executing AI Assistant Tasks: Enabling conversational agents to answer operational queries, compile reports, generate charts, and draft records on your behalf.
- Exporting Data: Generating formatted Excel (
.xlsx) spreadsheets matching your custom schemas when requested.
- Security & Abuse Prevention: Enforcing strict multi-tenant access controls, detecting unauthorized access, and auditing resource usage.
4. AI Providers, Data Sharing, and Retention
To deliver intelligent parsing, data queries, and agent conversations, NeoDrive connects with verified AI providers (principally OpenAI).
Under NeoDrive’s participation in OpenAI’s data-sharing incentive program, shared AI inputs and outputs may be used to improve and train OpenAI models.
Retention follows provider terms and account settings; store: false does not guarantee zero retention.
5. Multi-Tenant Isolation and Infrastructure
Security is built into NeoDrive's core architecture:
- Strict Tenant Scoping: Every query, schema definition, and record operation is scoped and validated against the authenticated user's UUID in the backend Go layer before execution.
- Encrypted Transport: All data in transit is protected using modern TLS encryption over HTTPS and secure WebSockets (WSS).
- Cloud Infrastructure: Core database records are stored in managed PostgreSQL instances (AWS RDS) with encryption at rest, and uploaded assets reside in private Amazon S3 buckets.
6. Data Sharing and Third Parties
NeoDrive does not use your data for behavioral advertising or transfer it to advertising platforms or data brokers.
Data is shared with technical infrastructure providers needed to operate the Platform (including cloud hosting and AI providers), under the AI-provider terms described above, or when required by applicable law.
7. Data Retention and Account Control
You retain full ownership of your data at all times.
- Retention: Records, files, and conversation history remain stored in your business account until you delete them or terminate your account.
- Export: You can export your records at any time into standard
.xlsx Excel files or structured JSON representations.
- Deletion: You may request full deletion of your account and associated operational records by contacting us. Upon confirmation, data is permanently expunged from primary production stores.
8. Contact Us
For questions regarding this policy, data protection inquiries, or to exercise your privacy rights, please contact our privacy team:
Email: privacy@neodrive.org
Subject: NeoDrive Web App Privacy Request
Resumen: NeoDrive está diseñado para brindar a las empresas una administración operativa privada y multi-inquilino. Tus registros comerciales y documentos cargados están estrictamente aislados en la cuenta de tu empresa. No usamos tu información para publicidad.
1. Información General y Alcance
Esta Política de Privacidad regula la recopilación, el tratamiento y la protección de datos en la plataforma web de NeoDrive, accesible a través de nuestra aplicación y las APIs operativas asociadas (colectivamente, la “Plataforma”). NeoDrive proporciona una plataforma de gestión operativa impulsada por un Motor de Registros dinámico y agentes de inteligencia artificial conversacionales.
Esta política cubre específicamente la aplicación web principal, el almacenamiento de bases de datos en la nube, la carga de documentos y el procesamiento de IA en el servidor. Si utilizas la extensión de Chrome/Edge para autocompletar formularios, consulta la Política de Privacidad de la Extensión NeoDrive.
2. Información que Procesamos
Procesamos las siguientes categorías de información para proveer el servicio:
A. Datos de Cuenta y Autenticación
Al registrarte o iniciar sesión en NeoDrive, recopilamos identificadores como tu nombre de usuario, dirección de correo electrónico, hashes de contraseñas y tu UUID único de empresa. Las sesiones activas utilizan tokens cifrados (como la cookie neodrive_session) para autenticar de forma segura las conexiones WebSocket y las solicitudes API.
B. Registros Operativos y Esquemas Dinámicos
Mediante nuestro Motor de Registros, defines tipos de datos personalizados (ej. facturas, pedidos de clientes, artículos de inventario, perfiles de proveedores, bitácoras de proyectos, listas de verificación) y guardas registros individuales. Estos registros incluyen valores de campos estructurados, fórmulas, relaciones y marcas temporales, aislados de manera estricta bajo tu cuenta.
C. Documentos Subidos, Archivos y Notas de Voz
Al subir archivos (como hojas de cálculo, CSV, facturas en PDF y fotos) o enviar notas de voz desde el móvil, NeoDrive procesa estos elementos para extraer información operativa. Los audios se transcriben a texto y los archivos originales se guardan de forma segura en la biblioteca privada de tu cuenta.
D. Conversaciones con Agentes de IA
Cuando interactúas con los agentes conversacionales de NeoDrive (incluyendo el asistente de operaciones principal, el especialista en consultas, el generador de gráficos y el editor de instrucciones), conservamos las instrucciones, respuestas, gráficos y borradores para que continúes tu trabajo sin interrupciones entre sesiones.
3. Cómo se Utiliza la Información
Utilizamos tus datos únicamente para los servicios operativos principales:
- Proveer la Plataforma de Registros: Validar campos personalizados, calcular fórmulas, mantener relaciones entre registros y sincronizar cambios en tiempo real entre tus sesiones.
- Ejecutar Tareas con Agentes de IA: Permitir que los agentes respondan consultas operativas, elaboren informes, tracen gráficos y preparen borradores de registros a petición tuya.
- Exportar Datos: Generar hojas de cálculo en formato Excel (
.xlsx) totalmente formateadas según tus esquemas.
- Seguridad y Prevención de Abusos: Aplicar estrictos controles de acceso multi-inquilino y auditar el uso de recursos.
4. Proveedores de IA, Compartición de Datos y Retención
Para proporcionar análisis inteligente y respuestas conversacionales, NeoDrive se conecta con proveedores de IA verificados (principalmente OpenAI).
Mediante la participación de NeoDrive en el programa de incentivos por compartir datos de OpenAI, las entradas y salidas de IA compartidas pueden utilizarse para mejorar y entrenar modelos de OpenAI.
La retención depende de los términos del proveedor y de la configuración de la cuenta; store: false no garantiza una retención nula.
5. Aislamiento Multi-Inquilino e Infraestructura
La seguridad está integrada en la arquitectura de NeoDrive:
- Aislamiento Estricto por UUID: Cada consulta, esquema y mutación de registro se valida contra el UUID del usuario autenticado en el backend en Go antes de procesarse.
- Tráfico Cifrado: Toda la transmisión de datos se protege mediante cifrado TLS a través de HTTPS y WebSockets seguros (WSS).
- Infraestructura Cloud Segura: Las bases de datos residen en instancias gestionadas de PostgreSQL (AWS RDS) con cifrado en reposo, y los archivos se almacenan en buckets privados de Amazon S3.
6. Compartición de Datos y Terceros
NeoDrive no utiliza tus datos para publicidad basada en el comportamiento ni los transfiere a plataformas publicitarias o intermediarios de datos.
Los datos se comunican a proveedores técnicos necesarios para operar la plataforma (incluyendo hospedaje en la nube y proveedores de IA), según los términos de los proveedores de IA descritos anteriormente o cuando lo exige la legislación aplicable.
7. Retención y Control de Datos
Mantienes la propiedad absoluta de tus datos en todo momento:
- Retención: Tus registros, archivos e historiales permanecen almacenados en tu cuenta hasta que decidas eliminarlos o canceles tu suscripción.
- Exportación: Puedes descargar tus datos en cualquier momento en formatos estándar como
.xlsx o representaciones estructuradas en JSON.
- Eliminación: Puedes solicitar la eliminación completa de tu cuenta y registros asociados contactándonos. Una vez confirmada, los datos se suprimen permanentemente de nuestros sistemas de producción.
8. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta política o para ejercer tus derechos de privacidad, comunícate con nuestro equipo:
Correo electrónico: privacy@neodrive.org
Asunto: Solicitud de Privacidad NeoDrive
